System rekrutacji do szkoły policealnej kosztuje szkołę realnie tyle, ile wynosi abonament plus czas sekretariatu na obsługę zapytań, a opłaca się, gdy zapisuje choć jednego dodatkowego ucznia w cyklu. Dla prywatnej szkoły z czesnym kilkuset złotych miesięcznie jeden uczeń to kilkanaście tysięcy złotych w cyklu nauki, więc porównuje się to z kosztem pozyskania ucznia, a nie z ceną samego programu.
Z czego składa się koszt systemu rekrutacji
Cena w ofercie to tylko część rachunku. Przy porównywaniu rozwiązań policz cztery pozycje:
- Abonament. Stała kwota miesięczna albo roczna, zwykle z VAT, zależna od liczby kierunków i użytkowników.
- Prowizja od ucznia. Część pośredników pobiera procent od czesnego albo opłatę za każdego skierowanego kandydata. Przy kilkunastu uczniach rocznie potrafi przewyższyć abonament.
- Wdrożenie. Import kierunków, ustawienie statusów, przeszkolenie sekretariatu. Przy prostych rozwiązaniach to godziny, przy dużych systemach tygodnie.
- Czas obsługi. Każda minuta szukania zapytania w kilku skrzynkach to koszt, który nie pojawia się na fakturze.
Ile zapisów musi dać system, żeby się zwrócił
Rachunek jest prosty. Podziel roczny koszt systemu przez przychód z jednego ucznia, czyli miesięczne czesne pomnożone przez liczbę miesięcy nauki. Dla czesnego 400 zł i dwóch lat nauki to około 9 600 zł od jednej osoby. Jeśli roczny abonament jest niższy, system zwraca się przy jednym dodatkowym zapisie. Ważne, żeby liczyć umowy, a nie zapytania.
Jakie funkcje mają znaczenie dla szkoły policealnej
- Jedna skrzynka na zapytania z formularza, telefonu i wiadomości, żeby nic nie ginęło.
- Statusy kandydata od nowego zapytania do złożonych dokumentów i podpisanej umowy.
- Historia kontaktu przy każdym kandydacie, żeby kilka osób w sekretariacie nie pytało o to samo.
- Eksport listy do własnego systemu szkoły.
- Profil szkoły z czesnym, trybem nauki i terminami, które widzi kandydat.
Czego nie płacić w tej kategorii
Nie warto płacić za rozbudowane moduły, których sekretariat nie użyje: dziennik elektroniczny, plan lekcji, rozliczenia z kuratorium. To osobne narzędzia, a rekrutacja potrzebuje tylko drogi od zapytania do umowy. Uważaj też na umowy z długim okresem wypowiedzenia, zanim sprawdzisz, czy zapytań faktycznie przybywa.
Jak porównać oferty w jeden wieczór
- Zapisz, ile zapytań i umów miała szkoła w ostatnim naborze.
- Poproś każdego dostawcę o pełną cenę rocznie z VAT i informację o prowizji.
- Sprawdź, czy kandydaci sami znajdują szkołę w katalogu, czy system tylko porządkuje zapytania, które już masz.
- Policz próg zwrotu w uczniach dla każdej oferty.
- Wybierz ofertę z najniższym progiem, nie z najniższą ceną.
Przykładowy rachunek dla szkoły z trzema kierunkami
Załóżmy szkołę z kierunkami opiekun medyczny, technik masażysta i technik farmaceutyczny, każdy z grupą po 25 osób i czesnym 350 zł miesięcznie. Przy nauce trwającej dwa lata jeden uczeń to 8 400 zł. Jeśli sekretariat traci przez rozproszone zapytania nawet trzy zapisy w naborze, utracone czesne wynosi ponad 25 000 zł. W takim układzie system rekrutacji z abonamentem rzędu kilku tysięcy złotych rocznie zwraca się z dużym zapasem, o ile faktycznie skraca czas odpowiedzi. Liczby w twojej szkole będą inne, dlatego podstaw własne czesne i własną liczbę zgubionych zapytań, a nie średnie z internetu.
Kiedy wystarczy arkusz kalkulacyjny
Przy kilkunastu zapytaniach na nabór arkusz i wspólna skrzynka mailowa wystarczą. Problem zaczyna się, gdy zapytania spływają z formularza, telefonu, mediów społecznościowych i katalogów jednocześnie, a obsługuje je więcej niż jedna osoba. Wtedy arkusz przestaje pokazywać, kto komu odpisał, a kandydat dostaje dwie odpowiedzi albo żadnej. To dobry moment na przejście na system ze statusami. Jeśli nie wiesz, po której stronie progu jesteś, policz zapytania z ostatniego naboru i sprawdź, ile z nich dostało odpowiedź w ciągu dnia roboczego.
Pytania do dostawcy przed podpisaniem umowy
- Czy cena podana w ofercie to kwota z VAT i czy obejmuje wszystkich użytkowników z sekretariatu?
- Czy pobieracie prowizję od zapisanego ucznia albo opłatę za każdego kandydata?
- Jak długi jest okres wypowiedzenia i czy mogę wyeksportować wszystkie dane, gdy zrezygnuję?
- Gdzie przechowywane są dane kandydatów i czy dostanę umowę powierzenia przetwarzania danych?
- Czy kandydaci mogą znaleźć moją szkołę sami, czy system obsługuje tylko zapytania, które już mam?
- Ile czasu zajmuje uruchomienie profilu szkoły z kierunkami i czesnym?
Dobry dostawca odpowie na wszystkie sześć pytań pisemnie i bez wymijania. Brak jasnej odpowiedzi o eksporcie danych albo o prowizji to sygnał, żeby szukać dalej. Dane kandydatów to dane osobowe, więc umowa powierzenia powinna być dostępna od razu, a nie na prośbę po podpisaniu.
Wdrożenie w tydzień, czyli co przygotować
Najwięcej czasu zabiera nie sam system, ale zebranie danych do profilu szkoły. Przed startem przygotuj listę kierunków z nazwą zawodu, czasem nauki i trybem zajęć, aktualne czesne i zasady płatności w ratach, terminy naboru oraz listę dokumentów wymaganych od kandydata. Dobrze mieć też jedną osobę w sekretariacie odpowiedzialną za odpowiedzi i ustalone, w ciągu ilu godzin kandydat dostaje pierwszą wiadomość. Bez tego nawet najlepsze narzędzie będzie tylko ładniejszą skrzynką.
W pierwszym tygodniu ustaw statusy zgodne z tym, jak szkoła naprawdę pracuje: nowe zapytanie, rozmowa umówiona, dokumenty złożone, umowa podpisana, rezygnacja. Nie dodawaj dziesięciu statusów pośrednich, bo sekretariat przestanie ich używać. Po miesiącu porównaj liczbę zapytań z liczbą umów i sprawdź, na którym statusie kandydaci odpadają najczęściej. To pokazuje, czy problem leży w czasie odpowiedzi, w czesnym, czy w terminie naboru.
Ukryte koszty po stronie danych osobowych
Zapytania kandydatów zawierają imię, nazwisko, telefon, adres e-mail, a czasem informacje o wykształceniu. Szkoła jest administratorem tych danych, więc system musi mieć umowę powierzenia przetwarzania, możliwość usunięcia danych na żądanie i jasną informację dla kandydata, komu trafia jego zapytanie. Rozwiązania bez tych elementów wydają się tańsze, ale ryzyko po stronie szkoły rośnie. Wybierając dostawcę, poproś o wzór umowy powierzenia przed zakupem i sprawdź, kto ma dostęp do zapytań po stronie dostawcy.
Przy podpisywaniu umów o naukę z kandydatami przydaje się też wygodny obieg dokumentów, na przykład podpis elektroniczny dokumentu PDF bez wizyty w sekretariacie.
Jak wygląda skrzynka zapytań i statusy naboru, opisuje strona o systemie rekrutacji do szkoły policealnej. Koszt całego pozyskania ucznia z różnych kanałów porównasz w artykule ile kosztuje pozyskanie ucznia, a ceny konta szkoły znajdziesz w cenniku. Gdy chcesz od razu zacząć, załóż konto szkoły.